Cómo saber si debo emitir factura electrónica: Todo lo que no te han dicho

Desde abril del 2019, es obligatorio el uso del medio digital para la facturación. Cómo saber si debo emitir factura electrónica: Todo lo que no te han dicho, te facilita la información para el uso de este importante documento mercantil.

Leyendo este articulo, te enterarás de los requisitos y la forma de emisión del comprobante de una operación mercantil, entre otros detalles vinculados con este proceso.

Qué es la factura electrónica

En primer lugar y con una visión mercantil, entendemos por factura, al documento de carácter mercantil donde se reflejan todos los datos relacionados con la operación de compra/venta.

Generalmente, este documento es realizado en papel, cumpliendo con las regulaciones del organismo autorizado, en nuestro caso, la AFIP.

Entonces la factura electrónica, representa el documento que sustituye de forma legal y fiscal a la factura de papel.

No debemos creer ni caer en el error, que cualquier factura que sea enviada a través de medios electrónicos, reúne las condiciones intrínsecas de una factura electrónica.

Para que este documento digital reúna las características legales y fiscales que la de papel, debe cumplir con determinados requisitos, que en su mayoría son similares a los que la ley dispone para la de papel.

Estas son razones, para que las facturas electrónicas y las de papel, se vean afectadas por los mismos requerimientos, de forma legal e impuestas, relacionadas con su contenido.

Siendo la raíz de sus diferencias, la forma en la que son gestionadas, validadas y emitidas o enviadas, cada una de ellas.

Además se cuida el trato de las mismas , de forma de asegurar la veracidad, integridad y autenticidad de los datos manejados en ellas.

Para el caso que nos ocupa, la factura electrónica, es 100% digital.

Su gestión es mediante el uso de equipos informáticos, la validación electrónica es via web o internet.

Mediante el uso de estas herramientas digitales, quien vende dispone del envío electrónico del documento o factura que certifica la venta o provisión del servicio, para quien compra.

Desde el año 2003, se comenzó el uso de la factura electrónica en Argentina, pero no fue sino hasta el año 2015 que se da inicio a su masificación.

Pasando a ser parte del grupo de países que de forma gradual están implantando la obligatoriedad de usar la factura electrónica como evidencia de las operaciones mercantiles.

En la nación Argentina, como comentamos anteriormente, la autoridad encargada de su gestión es la Administración Federal de Ingresos Públicos conocida como AFIP.

En resumen, con este tipo de documento se busca optimizar de manera general, con los procedimientos de facturación de todos los que realicen operaciones mercantiles.

Quiénes deben utilizar factura electrónica

De acuerdo con la AFIP, el alcance y obligación de uso de la factura electrónica abarca a todas aquellas empresas con actividad mercantil, entre ellas:

Todos los inscritos en IVA.
Los monotributistas en casi todas las categorías.Con excepción de los monotributistas sociales.
Exentos en IVA.
En cualquiera de los casos, existe la posibilidad de acceder a un controlador fiscal de nueva tecnología.

Pasos a realizar en AFIP para iniciarse en factura electrónica

Lo primero que se debe realizar en el proceso de emisión de la factura electrónica, es tener disponible el punto de venta:

Para ello se debe ingresar con la clave fiscal Nivel 3.
Ubicar el administrador de operaciones
Colocar el nombre y apellido.
Elegir ABM de Puntos de Venta.
Al desplegarse el listado de ABM de puntos de venta, dar click sobre Agregar y completar los datos para la emisión y tipo de los comprobantes. *
Presionar sobre Continuar.
Escoger el domicilio
Dar click sobre Aceptar y luego Confirmar
Seleccionar Constancia e imprimir

En caso de Monotributista:

Si desea imprimir los comprobantes en imprenta, seleccionar “Factuweb (Imprenta) – Monotributo
Los comprobantes en línea, seleccionar Factura en línea – Monotributo
Obtener los comprobantes a través de “Web Services”, seleccionar la opción “Factura Electrónica – Monotributo – Web Services”.

Mientras que los Sujetos Exentos en IVA:

Si la impresión de la factura por una imprenta, seleccionar “Factuweb (Imprenta) – Exento en IVA”.
En caso de emitir la facturación por “Comprobantes en línea”, elegir “Factura en línea – Exento en IVA”.
La emisión a través del servicio “Web Services”, escoger “Factura Electrónica – Exento en IVA – Web Services”.

Qué documentos necesito

Para adherirse al régimen de facturación electrónica, los contribuyentes deben disponer del Código de Autorización Electrónico (CAE) que otorga la AFIP.

Así como también contar con la Clave Fiscal, habilitada con nivel de seguridad 3, para ello se requiere obtener los números de CUIT / CUIL / CDI.

A su vez incorporados a la Clave Fiscal, deben estar habilitados los servicios de:

Comprobantes en línea
Administrador de domicilio y puntos de ventas.

Por lo que es necesario previamente, realizar las gestiones para tenerlos disponibles por las opciones en la clave fiscal.

También es importante obtener de forma obligatoria, el Domicilio Fiscal Electrónico, que corresponde a una dirección virtual, segura y sin costo alguno.

Para obtenerlo, el trámite debe realizarse por el ingreso con la clave fiscal. Luego ubicar el Domicilio Fiscal Electrónico.

Allí se coloca un número de teléfono celular y una dirección de correo electrónico activa.

Factura electrónica para monotributistas

Desde el año 2018, se comenzó a implementar la obligatoriedad para todos los monotributistas, de emitir las facturas mediante el sistema electrónico.

Con la finalidad de facilitar el ingreso de todas las categorías, se estableció un cronograma desde Octubre 2018 hasta abril de 2019 para incluir a todas las que faltaba.

Ya las categorías desde la F a la K, quienes ostentan la mayor facturación, emitían la factura electrónica.

Al culminar la inclusión gradual, la ley ha dispuesto que en las situaciones donde no sea posible utilizar los servicios digitales en la facturación, la factura en papel será autorizada.

Para la emisión de la factura electrónica, como explicamos en párrafos anteriores, debemos habilitar previamente un punto de venta.

Al tener habilitado el punto de venta:

Ingresar con la clave fiscal y en la sección de Servicios Habilitados, seleccionar Comprobantes en línea.

Se mostrarán los contribuyentes asociados a la CUIT colocada para seleccionar al contribuyente consultado.

Ubica “Datos Adicionales del Comprobante” y rellena la información solicitada, luego pulsa sobre “Guardar”

Luego elegir “Generar Comprobantes”

En los campos “Puntos de venta a utilizar” y “Tipo de Comprobante”, seleccionar las opciones que correspondan, luego “Continuar”.

En la Sección de “Datos de Emisión” se deben completar los campos del emisor, receptor, de la operación y en el resumen final, revisar y confirmar los datos.

El sistema emitirá un mensaje de confirmación y la opción para imprimir. El comprobante se genera por triplicado, además se pueden consultar los comprobantes generados.

¡Solo nos queda desear que el proceso de emisión de la factura electrónica sea exitoso!